Term of Reference
E-Workflow Rutgers Indonesia
1. Latar Belakang
Saat ini semua negara sedang berjuang menghadapi pandemi Covid-19. Kondisi pandemi ini sangat mengguncang perekonomian dunia. Hal ini memicu semua bentuk industri harus melakukan perubahan-perubahan penting dalam mengelola kegiatan operasionalnya agar dapat bertahan dalam situasi sulit ini. Rutgers Indonesia pun termasuk salah satu organisasi yang harus beradaptasi dengan situasi krisis ini.
Sejak pertengahan Maret 2020, Rutgers Indonesia juga harus menerapkan protokol kesehatan Covid-19 dalam mengelola kegiatan program dan operasional kantor. Tentu saja hal ini tidak mudah, terlebih saat ini merupakan semester akhir penutupan 4 (empat) proyek Rutgers yaitu GUSO, Dance4Life, Yes I Do dan Prevention+ yang akan berakhir pada 31 Desember 2020. Pada saat yang bersamaan, Rutgers juga sedang mempersiapkan diri menyambut hadirnya 3 (tiga) proyek baru yaitu Generation-G, Power2You(th) dan Right Here Right Now #2 yang akan dimulai pada awal Januari 2021 hingga akhir 2025.
Dengan mempertimbangkan bahwa situasi pandemi ini belum dapat berakhir dalam waktu dekat, Rutgers harus menyiapkan berbagai skenario agar dapat beradaptasi dengan tuntutan kehidupan "new normal". Setelah beberapa bulan menerapkan Work From Home (WFH) tanpa persiapan infrastruktur dan software yang memadai, Rutgers Indonesia menyadari adanya beberapa hambatan dalam menjalankan kegiatan operasional program.
Untuk itu, Rutgers Indonesia harus menentukan langkah-langkah baru untuk dapat kembali beroperasi secara produktif. Rutgers Indonesia juga harus memastikan semua karyawan mendapat informasi yang mereka perlukan saat kembali ke tempat kerja. Rutgers Indonesia juga harus memiliki peralatan atau teknologi baru agar semua informasi dapat mengalir secara efektif. Bagaimana agar dapat tetap produktif saat bekerja secara remote (WFH) dan bagaimana menentukan alat serta platform yang efektif untuk mendukung kombinasi antara kegiatan fisik dan kegiatan virtual sesuai dengan kebutuhan organisasi agar dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi penggunaan kertas dan proses data entry secara manual serta membuat tim Rutgers tetap siap menghadapi tantangan di masa mendatang.
Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut Rutgers Indonesia memerlukan bantuan Konsultan IT yang dapat memberikan rekomendasi serta mengembangkan sebuah platform atau sistem elektronik yang sesuai dengan kegiatan operasional Rutgers Indonesia.
2. Objective
2.1. Mengembangkan sistem elektronik atau E-Workflow system yang dapat memudahkan proses sistem manajemen organisasi (Keuangan, HR, dan Administrasi) dan sistem implementasi program (co-writing, co-planning, co-documenting, termasuk proses approval) serta koordinasi tim Program dan tim Support Rutgers Indonesia yang sesuai dengan SOP Rutgers dan memudahkan rekaman kronologi dokumentasi/proses berbasis waktu.
2.2. Menyediakan buku panduan pengoperasian E-workflow dan mensosialisasikan kepada staff Rutgers Indonesia.
3. Output
3.1. Perangkat lunak E-Workflow yang siap untuk digunakan oleh tim Rutgers Indonesia dan terintegrasi antar divisi/tim
3.2. Panduan tata laksana dan pengoperasian E-Workflow dan sosialisasi pengoperasiannya.
4. Lingkup Pekerjaan
Rutgers Indonesia akan memerlukan bantuan dari Konsultan IT pada area berikut ini:
4.1 Pengembangan Perangkat Lunak.
Perangkat lunak harus mencakup hal-hal dibawah ini dan konsultan harus memahami prosedur internal Rutgers yang telah ada yaitu:
Kegiatan Manajemen Program, terdiri dari: (i).Memahami prosedur tentang Terms of Reference (TOR), pengelolaan project dan penyelenggaraan suatu kegiatan. (ii). Memahami proses persetujuan kegiatan, proses co-planning, co-writing, co-documenting dan co-monitoring program. (iii). Memahami proses persetujuan publikasi, persetujuan konten media sosial, dan produk pengetahuan lainnya.
Kegiatan Administrasi dan Kepegawaian, terdiri dari: (i). Memahami prosedur perjalanan dinas, prosedur pengadaan barang, prosedur rekrutmen, pengelolaan data kepegawaian, pengelolaan kinerja staf, serta prosedur keuangan.
Kegiatan Monitoring Program, terdiri dari: (i). Aplikasi harus dapat menampilkan real-time information seperti persentase kegiatan yang sudah dilaksanakan dalam rentang waktu tertentu, (ii). memberikan peringatan terhadap penundaan pekerjaan, tenggat waktu, (iii). mengetahui posisi karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas, (iv) termasuk mengetahui persediaan jumlah produk-produk yang masih tersimpan di gudang dan kemudahan untuk mengakses produk-produk Rutgers Indonesia.
4.2 Perangkat lunak dapat digunakan dengan baik melalui perangkat kerja karyawan (laptop, telepon android maupun IOS), menggunakan Bahasa Indonesia dan Inggris.
4.3 Konsultan IT melakukan uji coba terhadap tampilan, fungsi, beban maupun keamanan dari software tersebut.
4.4 Konsultan IT juga bertanggung jawab pada pekerjaan instalasi, integrasi, hingga semua pengguna merasa puas dengan keseluruhan kinerja software tersebut. Peralatan testing, jika diperlukan, untuk keperluan integrasi sistem, harus disediakan oleh Konsultan IT.
4.5 Konsultan IT melakukan migrasi dari database sebelumnya ke sistem baru
4.6 Memberikan Bimbingan Teknis kepada semua departemen, yang mencakup pada: (i). memberikan pelatihan cara mengoperasikan e-Workflow system sesuai dengan bidang masing-masing, (ii). menyediakan akses help-desk untuk troubleshooting perangkat lunak. (iii). membuat dokumentasi lengkap tentang semua proses yang dilakukan dalam mengembangkan perangkat lunak ini, seperti misalnya peralatan instalasi yang digunakan, modifikasi SOP, jika ada, dan dokumentasi struktur database. (iv). membuat sistem monitoring yang dapat diaplikasikan pada smartphone
5. MEKANISME KERJA
5.1 Konsultan IT mengirimkan proposal teknis dan kebutuhan biaya lengkap dengan jadwal waktu kerja serta profil Konsultan.
5.2 Rutgers Indonesia akan mengevaluasi proposal teknis serta biaya yang diajukan untuk menyelesaikan tugas ini.
5.3 Rutgers Indonesia akan mengeluarkan lisensi perangkat lunak dan kesepakatan penggunaan layanan termasuk hak atas source code.
5.4 Pembayaran akan dilakukan sesuai kesepakatan dan prosedur keuangan Rutgers Indonesia.
6. KUALIFIKASI
6.1 Memiliki pengalaman mengembangkan suatu perangkat lunak yang dapat mengakomodir pekerjaan lintas department.
6.2 Mampu mengembangkan aplikasi mobile pada Android dan IOS.
6.3 Memiliki kemampuan mengembangkan metodologi yang diperlukan untuk pekerjaan ini.
6.4 Konsultan memiliki pengalaman memimpin project di bidang IT lebih dari 5 tahun.
6.5 Konsultan harus mengirimkan referensi dari Lembaga/insitusi sebelumnya dalam mengembangkan perangkat serupa.
Timeline
| Tanggal mulai kerja | 12/10/2020 | 15-Dec-20 |
|
| Kegiatan | Mulai | Berakhir | Catatan |
| Rekrutmen Konsultan | 12/10/2020 | 25/10/2020 |
|
| Menyiapkan materi untuk bahan membuat aplikasi E-workflow | 28/10/2020 | 31/10/2020 | Mempelajari semua SOP Rutgers dan dokumen-dokumen yang relevan |
| Pengembangan Aplikasi | 02/11/2020 | 27/11/2020 | Fase diskusi dengan beberapa perwakilan Rutgers untuk mengetahui lebih rinci alur kerja dan hambatan-hambatan yang biasa terjadi |
| Uji coba | 30/11/2020 | 01/12/2020 | Fase uji coba pertama untuk mengetahui jika masih ada kekurangan atau fitur yang belum terakomodir |
| Versi final aplikasi E-Workflow | 02/12/2020 | 04/12/2020 | Berdasarkan hasil uji coba pertama dan sudah melalui tahap revisi berdasarkan masukan-masukan staf Rutgers. Aplikasi siap dioperasikan. |
| Training tentang cara bekerja dengan E-Workflow | 07/12/2020 | 09/12/2020 | Tahap melatih semua staff cara bekerja dengan E-workflow |
| Akhir Projek | 14/12/2020 | 15/12/2020 | Fase pelatihan selesai dan masuk ke tahap bantuan teknis (help-desk) jika masih ada kebingungan atau muncul masalah teknis setelah beroperasi |
Bagi yang berminat mencoba kesempatan ini, mohon mengirimkan CV terkini dan portofolio serta proposal ke recruitment@rutgers.id sebelum tanggal 19 Oktober 2020 dengan menuliskan "E-Workflow Consultant" pada bagian subject.
0 Comments:
Posting Komentar