Terms of Reference
Konsultan Eksternal untuk Penetapan Unit Cost
1. Latar Belakang
1.1. Rutgers (Ruang Temu Generasi Sehat) Indonesia berfokus pada isu kesehatan reproduksi dan seksualitas dan pencegahan berbasis gender. Selama kurun waktu lebih satu dekade pendiriannya, organisasi telah bertumbuh menuju integritas dan akuntabilitas organisasi yang dapat dipertanggung jawabkan. Rutgers Indonesia berharap memiliki standar etika yang benar dan memberikan petunjuk yang jelas bagi seluruh individu maupun pihak yang bekerjasama dengan Rutgers Indonesia.
1.2. Sebagai sebuah organisasi nonprofit, Rutgers Indonesia berkomitmen terhadap lingkungan yang positif dan memberikan teladan yang terbaik dalam sistem keuangan yang terpercaya, dan memiliki mampu mencegah dan menangani tindakan korupsi maupun kecurangan lainnya. Pencegahan kecurangan dan korupsi dimaksudkan untuk melindungi seluruh investasi, aset, dan kesejahteraan organisasi, melindungi setiap orang didalam organisasi dan memberikan arah bagi organisasi untuk bertindak efisien, efektif dan menumbuhkan budaya kerja yang sehat dan bebas dari upaya memperkaya diri sendiri.
1.3 Dalam salah satu perannya sebagai sebuah organisasi pengelola hibah yang memberikan pendampingan teknis kepada mitra LSM daerah maupun nasional, Rutgers Indonesia bermaksud untuk menyediakan standard unit cost yang efisien, efektif dan wajar yang disesuaikan dengan kewilayahan dan standar nilai di area intervensi setempat.
1.4 Standar tersebut diharapkan selesai sebelum proses penganggaran program dilakukan pada pertengahan tahun 2022 untuk program yang berlanjut hingga tahun 2025. Hal ini termasuk di dalamnya, namun tidak terbatas pada:
· Rencana Program yang jelas dan terukur - dokumen-dokumen utama termasuk proposal program dan alur waktu.
· Kebijakan penganggaran dan panduannya, termasuk gaji pegawai dan tunjangan, overhead costs, nilai tukar uang dan nilai inflasi
· Daftar nilai unit cost kegiatan, biaya konsultan, gaji mitra pelaksana dan gaji pegawai dan lainya yang biasa digunakan sebagai acuan penganggaran.
· Budget templates
· Timetable for submitting budgets for approval.
1.5 Rutgers Indonesia memandang bahwa anggaran adalah perkiraan biaya terbaik, dan harus didasarkan pada bukti yang dapat diandalkan, bukan pada jumlah yang dibuat-buat. Dengan menggunakan lembar anggaran rinci, kita perlu mencari tahu berapa biaya setiap sumber daya ketika sebuah program akan dilaksanakan, dan sedapat mungkin, untuk mendapatkan biaya per unit untuk satu item. Karenanya, Penting untuk memasukkan biaya yang seakurat mungkin, termasuk jumlah inflasi, daripada tebakan acak. Membiarkan unit cost keliru, maka akan berakhir dengan melebih-lebihkan atau meremehkan biaya itu sendiri yang akan membahayakan integritas anggaran organisasi.
1.6. Rutgers Indonesia (RID) perlu melibatkan perusahaan jasa konsultasi untuk meneliti biaya sumber daya dan menetapkan daftar biaya per unit[1] agar objektivitas penentuannya terjaga.
Kerangka acuan ini dibuat untuk menjadi dasar atas pekerjaan diatas.
2. Lingkup Kerja
2.1. Membuat Daftar Tunjangan Per Diem
Daftar terkonsolidasi tarif Per Diem disusun secara tahunan oleh Country Representative RID. Ini adalah tunjangan yang dimaksudkan untuk mempertanggungjawabkan penginapan, makanan dan biaya-biaya lainnya bagi para traveler RID. Tarif ini berhubungan dengan hotel komersial dan restoran yang bagus. Biaya tambahan sebesar 25% dari biaya makan (yaitu sarapan, makan siang, dan makan malam) termasuk dalam tarif Per Diem untuk biaya-biaya insidental (tips, binatu, perlengkapan mandi, dll.). Tarif Per Diem umumnya berhubungan dengan lokasi tertentu (terutama kota) di Indonesia. Untuk menjaring seluruh wilayah lainnya di Indonesia dipakai tarif wilayah lain (Elsewhere). Tarif Per Diem standar akan dirancang untuk semua staf RID dan semua staf mitra RID.
DESKRIPSI FORMAT DATA PER DIEM
- Nama kota atau area (Kolom 1)
- Tarif Per Diem selama 30 hari pertama dalam Rupiah (Kolom 2)
- Tarif Per Diem setelah 30 hari pertama dalam Rupiah (Kolom 3)
Tarif Per Diem di kolom ini mewakili tarif yang dibayar untuk menginap di kota atau area melebihi 30 hari.
- Tarif Kamar Hotel sebagai persentase Per Diem (Kolom 4)
Angka-angka dalam kolom ini mewakili akomodasi (tidak termasuk makanan dan insidental) sebagai persentase dari tarif Per Diem.
- Tanggal Efektif (Kolom 5)
Tanggal efektif tarif Per Diem yang ditampilkan di Koloms 2 dan 3.
2.2. Membuat Daftar Tunjangan Transportasi Lokal
Daftar terkonsolidasi tarif transportasi lokal disusun secara tahunan oleh Country Representative RID. Ini adalah tunjangan yang dimaksudkan untuk transportasi traveler RID antara rumah/hotel, bandara/stasiun kereta/bus dan lokasi tugas. Tarif ini dimaksudkan untuk transportasi umum yang nyaman. Tarif transportasi lokal biasanya berhubungan dengan lokasi tertentu (terutama kota) di Indonesia. Untuk menjaring seluruh wilayah lainnya di Indonesia dipakai tarif wilayah lain (Elsewhere). Tarif transportasi lokal standar akan dirancang untuk semua staf RID dan semua staf mitra RID.
DESKRIPSI FORMAT DATA TRANSPORTASI LOKAL
- Nama kota atau area (Kolom 1)
- Tarif Transportasi Lokal dalam Rupiah (Kolom 2)
- Tanggal Efektif (Kolom 3)
Tanggal efektif tarif transportasi lokal yang ditampilkan di Kolom 2.
2.3. Membuat Daftar Remunerasi untuk Jasa Konsultansi
Daftar remunerasi untuk jasa konsultansi disusun secara tahunan oleh Country Representative RID. Ini dihitung dengan mempertimbangkan dan berdasarkan Harga Pasar yang berlaku dan wajar serta didukung dengan studi perbandingan, penelitian yang komprehensif serta dokumen-dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
DESKRIPSI FORMAT DATA REMUNERASI JASA KONSULTANSI
- Kualifikasi Tenaga Ahli dan Tahun Pengalaman (Kolom 1)
- S1/Setara dalam Rupiah (Kolom 2)
- S2/Setara dalam Rupiah (Kolom 3)
- S3/Setara dalam Rupiah (Kolom 4)
- Tanggal Efektif (Kolom 5)
Tanggal efektif remunerasi jasa konsultansi yang ditampilkan di Kolom 2, 3 dan 4.
2.4. Membuat Daftar Biaya Langsung Lainnya yang Sesuai dengan Kebutuhan RID Saat Ini (Reimbursable Cost/Fixed Unit Rate/Lump Sum)
Daftar Biaya Langsung disusun secara tahunan oleh Country Representative RID. Ini adalah biaya langsung yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan proyek yang dibuat dengan mempertimbangkan dan berdasarkan Harga Pasar yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan serta sesuai dengan perkiraan kegiatan.
DESKRIPSI FORMAT HARGA SATUAN LAINNYA
- Jenis Pengeluaran (Kolom 1)
- Satuan (Kolom 2)
- Harga dalam Rupiah (Kolom 3)
- Keterangan (Kolom 4)
3. Kualifikasi
• Perusahaan jasa konsultansi yang bergerak dalam bidang konsultasi bisnis, khususnya di bidang akuntansi biaya dan penganggaran.
• Memiliki pengalaman menentukan standar biaya (unit cost) untuk organisasi nirlaba baik setingkat nasional maupun daerah. Pengalaman ini dibuktikan dengan kontrak sebelumnya dengan pihak lain.
• Memiliki pengalaman dalam menerapkan standar biaya (standar minimal, batas tertinggi, dan estimasi) dengan kualifikasi profesional yang sesuai dan pengalaman yang sesuai dengan standar, yaitu meneliti kebenaran dan ketepatan informasi yang berkaitan dengan operasi dan pengendalian; analisis catatan masa lalu; menafsirkan stabilitas, inflasi, tren masa depan, dan pengaruh indikator ekonomi makro secara konsisten dan akurat; termasuk mempertimbangkan LSM yang sebanding ukuran dan kerumitannya dengan RID.
• Memiliki gelar sarjana akuntansi atau manajemen keuangan dari universitas terkemuka.
• Memahami bisnis dan tantangan RID dan berkomitmen untuk menjadi penasehat dalam hal pengendalian biaya, efisiensi, kemungkinan pengurangan biaya, dan cara-cara yang dapat diterapkan untuk memudahkan dalam pencatatan dan penyiapan laporan biaya.
4. Dokumen yang perlu dikirimkan
• Deskripsi perusahaan/organisasi dan menunjukkan pada kemampuan melaksanakan pekerjaan dalam lingkup kerja diatas
• Setiap calon konsultan harus mengirimkan rencana kerja yang mencakup pada: i). pemahaman terhadap lingkup kerja, ii) respon tiap-tiap kebutuhan masing-masing poin pada lingkup kerja dengan pendekatan/strategi yang akan dilakukan, jumlah hari dan jumlah orang, iii). Hal lain yang menjadi prakondisi dan informasi lainnya yang menunjukkan pendekatan yang dipilih adalah efektif, iv). respon secara rinci terhadap output akhir pekerjaan ini.
• Mengirimkan bukti pengalaman melakukan hal serupa dengan organisasi sejenis Rutgers Indonesia, kontak referensi untuk ceking, dan CV tim yang akan terlibat.
• Mengirimkan anggaran kebutuhan untuk mendapatkan output yang dimaksud pada poin diatas.
• Kirimkan semua berkas melalui email: recruitment@rutgers.id paling lambat pada tanggal 14 Mei 2022 sebelum pukul 5 sore, dengan mencantumkan judul: KONSULTAN UNIT COST.
[1] Unit cost adalah harga satu unit dan satu jenis unit
2. Jenis unit adalah dasar perhitungan biaya per item. Sebagai contoh, seorang sopir taksi dapat mengenakan biaya untuk setiap perjalanan atau berdasarkan jarak yang ditempuh – jadi jenis unitnya adalah perjalanan atau kilometer.
3. Daftar unit cost adalah: daftar harga untuk barang-barang yang jumlahnya ditetapkan untuk anggaran, seperti Per Diem, transportasi lokal, atau biaya konsultansi.
0 Comments:
Posting Komentar