[newdevjobsindo] Yayasan Plan International Indonesia Job Vacancy: PSO Logistic Officer

September 15, 2022   Comment  

Yayasan Plan International Indonesia is presently implementing its country strategic 4 (CS 4) covering fiscal year 2017 to 2022, where the country objective has been defined as "to identify and facilitate the removal of obstacles that prevent children from enjoying their rights and participating fully in Indonesian society". The organisation's purpose is to "strive for a just world that advances children's rights and equality for girls". This goal will be achieved by providing technical support and implementing quality programs and projects through partnership. An effective and efficient communications strategy is a must for Plan Indonesia to share the outcomes of these projects to influence different actors, specially state authorities and to position Plan's profile within and outside at different levels – starting from community, sub district, district to national, regional and international levels.  Yayasan Plan International Indonesia invites highly competent, experienced and committed professionals to fill the following position :

PSO Logistic Officer     

LATAR

Plan International adalah organisasi kemanusiaan yang memajukan hak-hak anak dan kesetaraan bagi anak perempuan. Di Indonesia, Plan International beroperasi sejak tahun 1969, dan pada tahun 2017 Yayasan Plan International Indonesia (YPII/Plan Indonesia) didirikan sebagai  entitas nasional Plan International di Indonesia.  YPII  saat ini sedang menerapkan Country Strategy 5 (CS 5) yang mencakup tahun fiskal 2023 hingga 2027, di mana tujuan country sejalan dengan Tujuan Plan International global "untuk memajukan hak-hak anak dan kesetaraan bagi anak perempuan". Ambisi kami adalah untuk memungkinkan setidaknya 1 juta anak perempuan dan perempuan muda untuk belajar (mendapatkan keterampilan untuk bekerja), memimpin (memberdayakan untuk mengambil tindakan pada isu-isu yang penting bagi mereka), memutuskan (memiliki kendali atas kehidupan dan tubuh mereka sendiri), dan berkembang (tumbuh sehat dan terlindungi dari kekerasan).  Artinya, kami akan mengambil tindakan untuk mengidentifikasi dan memfasilitasi penghapusan hambatan yang mencegah anak-anak, terutama anak perempuan, dan perempuan muda menikmati hak-hak mereka dan berpartisipasi penuh dalam masyarakat Indonesia.  Tujuan ini akan dicapai dengan menerapkan program dan proyek berkualitas serta mempengaruhi pembuat keputusan dan pemangku kepentingan utama untuk membuat perubahan yang diperlukan.

ROLE PURPOSE

PSO Logistik Officer adalah posisi teknis yang bertanggung jawab dalam hal manajemen gudang, kendaraan dan pengelolaan infrastruktur kantor. Ruang lingkup utama dari posisi ini adalah memastikan data logistic seperti data asset, stok gudang, pencatatan bahan bakar/perbaikan kendaraan, koordinasi dengan pihak ketiga (SOS) serta pengelolaan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan perencanaan. Posisi ini diharapkan dapat bersinergi dengan tim baik di CO maupun di PIA dalam hal pemutakhiran data-data logistic yang diperlukan dalam melakukan Analisa di departemen operational.

Posisi ini akan mempersiapkan data logistic per bulan yang dapat digunakan untuk verifikasi asset, stok opname dan perhitungan tingkat penggunaan kendaraan

DIMENSI PERAN

Posisi ini mencakup pengumpulan data kendaraan secara regular, konsolidasi asset dari setiap kantor dan pemutakhiran data gudang di Kupang. Dengan data yang berkualitas, diharapkan staff yang bersangkutan dapat berkontribusi dalam siklus operational khususnya logistic dan manajemen kendaraan di YPII. Kolaborasi dengan staff lain dari berbagai lokasi kerja diperlukan agar pengumpulan data dapat dilakukan secara tepat waktu dan berkualitas.

 

Bidang Tanggung Jawab Utama adalah sebagai berikut:

1. Logistik

• Pendistribusian serta penyimpanan inventaris barang dari/ke gudang
• Menentukan perencanaan sistem logistik
• Menentukan lokasi pergudangan
• Pelaksana dan pengendalian serta penyimpanan  barang
• Pendistribusian produk ke konsumen
• Pelayanan serta informasi data inventaris gudang

2. Asset Management

• Melakukan manajemen administrasi & dokumentasi pengadan, aset baru, mutasi aset disposal & perbaikan
• Memastikan bahwa sepanjang siklus aset, aset tersebut dikapitalisasi, dipelihara, digunakan, dan dibuang dengan tepat.
• Inspeksi berkala daftar asset di lapanngan

3. Fleet Management

• Memastikan semua kendaraan selalu memenuhi kewajiban pajak dan diasuransikan Mengeskalasi segala risiko armada yang penting kepada Fleet Manager.
• Memastikan semua kendaraan ditandai dengan tepat menggunakan stiker "Senjata Dilarang" dan sejalan dengan panduan Keamanan dan Komunikasi lokal.
• Memastikan semua kendaraan di PU dipelihara dan diperiksa tepat waktu menurut petunjuk dan pengoperasian milik produsen.
• Mengurus semua perbaikan, gangguan, atau kerusakan.
• Mengurus kapasitas perawatan internal/alih daya.
• Mengevaluasi semua staf yang dipimpin, menetapkan tujuan dan rencana pelatihan.
• Mengurangi risiko armada dengan mengelola kebiasaan mengemudi yang buruk, menindak kejadian hampir celaka, dll.
• Memastikan pengemudi mengikuti semua peraturan pengemudi.
• Menanggapi kecelakaan dan melengkapi 'formulir laporan kecelakaan Plan'.
• Menyelidiki penyebab kecelakaan dan melengkapi 'formulir laporan pascakecelakaan lalu lintas Plan'.
• Membuat/meninjau anggaran proyek armada dengan PAM untuk memastikan semua kebutuhan transpor dipenuhi dan hemat biaya.
• Memastikan semua pergerakan armada direncanakan dan dioptimalkan.
• Memantau dan mendokumentasikan semua biaya armada.
• Memastikan semua peralatan yang tepat dibawa di setiap perjalanan.
• Memantau perjalanan dan aktivitas pengemudi.
• Memastikan prosedur pengisian bahan bakar sudah diikuti.
• Memperbarui semua biaya dan informasi armada di FMS (Tracpoint) secara tepat waktu.
• Memastikan armada memenuhi semua KPI, jika tidak, menyusun rencana tindakan untuk meningkatkan efisiensi armada.
• Meninjau dan menindaklanjuti semua pengaduan yang diterima.

HUBUNGAN KUNCI

Intern

• Manajer lini PSO Manager.
• Tim Operations di PSO dan PIA
• Pengemudi kendaraan Plan (third party)

Eksternal

• Plan's Global Fleet Team
• Perusahaan pengiriman barang (Forwarding company)
• Perusahaan Pengendalian hama (Pest controls)
• Pihak ketiga untuk petugas keamanan (Security) dan pengemudi (Driver)
• Kepolisian
• Warga local (TKP kecelakaan lalu lintas, jika ada)

Keahlian, keterampilan, dan pengetahuan teknis

Penting

• Gelar sarjana di bidang akuntansi, manajemen ekonomi, administrasi bisnis, logistic, pengelolaan data atau bidang apa pun yang relevan.
• Setidaknya 2 tahun pengalaman dalam bidang logistic d organisasi swasta/LSM
• Pengetahuan tentang pengelolaan data dengan menggunakan berbagai platform.
• Pengetahuan dan rekam jejak yang ditunjukkan dalam manajemen logistic.
• Keterampilan komunikasi lisan dan tertulis bahasa Inggris yang sangat baik.

• Pengalaman dalam bidang manajemen asset dan kendaraan
• Pemahaman mendalam tentang peraturan pengelolaan logistic
• Kualitas keterampilan analitis yang baik dan mampu memberikan saran teknis yang baik.

Diinginkan

• Kemampuan untuk bekerja di lingkungan multidisiplin dan multikultural;
• Teliti dan perhatian terhadap detail;
• Menunjukkan keterampilan pengelolaan data.
• Mampu mengoperasikan MS Word, Excel, Access di level yang cukup baik

RENCANA NILAI-NILAI INTERNATIONAL DALAM PRAKTIKNYA

Kami terbuka dan bertanggung jawab

Kami menciptakan iklim kepercayaan di dalam dan di luar organisasi dengan bersikap terbuka, jujur, dan transparan. Kita meminta pertanggungjawaban diri kita sendiri dan orang lain atas keputusan yang kita buat dan dampak kita terhadap orang lain, sambil melakukan apa yang kita katakan akan kita lakukan. 

Kami berusaha keras untuk dampak yang langgeng

Kami berusaha untuk mencapai dampak yang signifikan dan langgeng pada kehidupan anak-anak dan remaja, dan untuk mengamankan kesetaraan bagi anak perempuan. Kami menantang diri kami sendiri untuk menjadi berani, berani, responsif, fokus, dan inovatif.

Kami bekerja sama dengan baik

Kami berhasil dengan bekerja secara efektif dengan orang lain, di dalam dan di luar organisasi, termasuk sponsor dan donor kami. Kami secara aktif mendukung kolega kami, membantu mereka mencapai tujuan mereka. Kami bersatu untuk menciptakan dan menerapkan solusi dalam tim kami, di seluruh Plan International, dengan anak-anak, anak perempuan, kaum muda, komunitas, dan mitra kami.

Kami inklusif dan memberdayakan

Kami menghormati semua orang, menghargai perbedaan, dan menantang ketidaksetaraan dalam program dan tempat kerja kami. Kami mendukung anak-anak, anak perempuan, dan remaja untuk meningkatkan kepercayaan diri mereka dan mengubah hidup mereka sendiri. Kami memberdayakan staf kami untuk memberikan yang terbaik dan mengembangkan potensi mereka.

LINGKUNGAN FISIK

• Lingkungan kantor yang khas
• Bepergian ke lapangan dan juga internasional, baik untuk di lingkungan kantor atau selama situasi tanggap darurat

TINGKAT KONTAK DENGAN ANAK-ANAK

Kontak rendah: Interaksi langka dengan anak-anak.

LEVEL OF CONTACT WITH CHILDREN

Mid contact: Occasional interaction with children

Semua aplikasi akan diperlakukan secara rahasia. Hanya kandidat terpilih yang akan diberitahu dan diundang untuk wawancara. Silakan kirimkan surat lamaran Anda dan daftar riwayat hidup terperinci dalam bahasa Inggris dengan cara klick https://tinyurl.com/LOgistIcOFFICERPSO selambat-lambatnya 30 September 2022
Aplikasi lebih awal dianjurkan karena kami akan meninjau aplikasi selama periode iklan dan berhak untuk menutup iklan lebih awal.
Serangkaian pemeriksaan pra-kerja akan dilakukan sesuai dengan kebijakan Safeguarding Children and Young People Plan International.
Sebagai organisasi pengembangan masyarakat internasional yang berpusat pada anak, Yayasan Plan International Indonesia berkomitmen penuh untuk mempromosikan realisasi hak-hak anak termasuk hak mereka atas perlindungan dari kekerasan dan pelecehan. Itu berarti kita memiliki tanggung jawab khusus kepada anak-anak yang berhubungan dengan kita.
Yayasan Plan International Indonesia percaya bahwa di dunia di mana anak-anak menghadapi begitu banyak ancaman bahaya, adalah tugas kita untuk memastikan bahwa kita, sebagai sebuah organisasi, melakukan segala yang kita bisa untuk menjaga anak-anak tetap aman. Kita tidak boleh berkontribusi dengan cara apa pun untuk menyakiti atau menempatkan anak-anak dalam bahaya. Kesetaraan, keragaman, dan inklusi adalah inti dari semua yang diperjuangkan Plan International. Organisasi kami didasarkan pada budaya inklusivitas dan kami berusaha untuk menciptakan lingkungan tempat kerja yang memastikan setiap tim, di setiap kantor, di setiap negara, kaya akan beragam orang, pemikiran, dan ide.
Kami akan memberikan kesempatan yang sama dan tidak akan menoleransi diskriminasi dengan alasan apapun. Kami mengembangkan budaya organisasi yang merangkul dan menunjukkan komitmen kami terhadap kesetaraan gender, hak-hak anak perempuan, dan inklusi sambil mendukung staf untuk mengadopsi praktik yang baik, sikap positif, dan prinsip kesetaraan dan inklusi gender.