[newdevjobsindo] YGSI Calls Vendor

Maret 05, 2024   Comment  

ANNOUNCEMENT

Call for Vendor

Travel Agent

 

 

LATAR BELAKANG

 

Yayasan Gemilang Sehat Indonesia (YGSI) - sebelumnya dikenal dengan nama Rutgers Indonesia - merupakan lembaga nirlaba yang bekerja untuk dua isu besar, yaitu: Hak Kesehatan Seksual dan Reproduksi, dan Kekerasan Berbasis Gender dan Seksual. Lembaga yang berdiri sebagai hasil dari pemisahan dengan Rutgers Internasional di Belanda ini resmi beroperasi mulai 1 Januari 2024. Perubahan ini didasari oleh keinginan untuk mengejar visi dan tujuan masing-masing, terutama dalam menentukan langkah strategis yang sesuai dengan keinginan keduanya untuk otonomi dan pertumbuhan yang lebih besar.

 

Sebagai upaya memberikan layanan perjalanan berkualitas bagi staf Yayasan Gemilang Sehat Indonesia (YGSI) dan individu lain yang melakukan perjalanan atas nama Yayasan Gemilang Sehat Indonesia (YGSI) atau diundang pada pertemuan berbagai acara yang diselenggarakan oleh Yayasan Gemilang Sehat Indonesia (YGSI) ke berbagai tujuan domestik maupun internasional, sebagai penunjang keberhasilan Yayasan Gemilang Sehat Indonesia (YGSI) kedepannya.

 

TUJUAN

 

Menyeleksi dan menentukan vendor penyedia jasa ticketing/hotel/asuransi perjalanan kepada YGSI dengan rincian sebagai berikut:

 

Asuransi Perjalanan terkait yang dibutuhkan

 

Ticketing:

80% domestic flights (penerbangan dalam negeri).

20% international flights (penerbangan internasional).

 

Hotel Booking:

80% domestic (pemesanan hotel dalam negeri).

20% domestic (pemesanan hotel luar negeri).

 

 

KELUARAN

Terpilihnya vendor penyedia jasa ticketing/hotel/asuransi, dengan rincian:

1. Asuransi Perjalanan

 

2. Ticketing:

●       Menyediakan pilihan penerbangan yang sesuai dengan kebutuhan perjalanan dinas, termasuk opsi untuk penerbangan langsung dan dengan transit.

●       Memastikan ketersediaan tiket dengan harga yang kompetitif dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

●       Mengelola proses reservasi, perubahan, dan pembatalan tiket sesuai dengan kebijakan organisasi.

●       Memberikan konfirmasi reservasi secara tepat waktu dan menyediakan tiket elektronik kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas atau melalui PIC yang ditunjuk organisasi.

 

3.  Hotel Booking:

●       Menyediakan pilihan hotel dengan berbagai kelas dan fasilitas yang sesuai dengan preferensi dan kebutuhan perjalanan dinas.

●       Memastikan ketersediaan kamar hotel dengan tarif yang kompetitif dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

●       Mengelola proses reservasi, perubahan, dan pembatalan kamar hotel sesuai dengan kebijakan perusahaan.

●       Memberikan konfirmasi reservasi secara tepat waktu dan menyediakan informasi rinci tentang akomodasi kepada  karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas atau melalui PIC yang ditunjuk organisasi.

KUALIFIKASI DAN PERSYARATAN VENDOR

1. Berpengalaman minimal 5 tahun di bidangnya;
2. Berpengalaman, minimal 3 tahun, bekerja dengan organisasi nirlaba atau lembaga pembangunan internasional;
3. Memiliki ijin operasional yang valid;
4. Memiliki sistem yang efisien dan dapat diandalkan untuk reservasi dan konfirmasi;
5. Memiliki pengalaman dan rekam jejak yang baik dalam menyediakan layanan serupa;
6. Mampu menyediakan layanan pelanggan yang responsif dan profesional;
7. Mampu menyediakan pilihan yang beragam untuk penerbangan dan hotel dalam negeri;
8. Mampu memberikan harga yang kompetitif dan transparan.

  

PROSEDUR PENGAJUAN PENAWARAN:

1. Calon penyedia layanan diminta untuk mengirimkan proposal lengkap yang mencakup:

-          Deskripsi/profil perusahaan dan pengalaman terkait.

-          3 Referensi/Surat Rekomendasi dari klien sebelumnya.

-          Rincian layanan yang ditawarkan dan harga.

-          Contoh reservasi dan konfirmasi yang disediakan.

2. Proposal harus disampaikan dalam format digital melalui email ke alamat procurement_ygsi@rutgers.id sebelum batas waktu yang ditentukan.
3. Setelah menerima proposal, tim procurement akan melakukan peninjauan dan pemilihan penyedia layanan yang paling cocok.

 

PERIODE KERJASAMA

Jangka waktu kerjasama adalah 1 (satu) Tahun

 

RENCANA WAKTU

1. Batas waktu pengiriman penawaran harga: 8 Maret 2024, pkl. 17.00 WIB
2. Seleksi Vendor: 12 - 15 Maret 2024
3. Finalisasi: 18 - 22 Maret 2024
4. Mulai Kontrak Kerja : 1 April 2024

 

KETENTUAN PENGAJUAN

1. Mengirimkan penawaran harga sesuai lingkup kerja dengan judul email Vendor - Travel Agent ke procurement_ygsi@rutgers.id, paling lambat 8 Maret 2024 pukul 17.00.
2. Calon vendor dapat berkonsultasi dengan PIC HANYA untuk mendapatkan briefing terkait tender dengan menghubungi Sdri. Nopi Susanti melalui WA 0818 6367 06.

 

 

***