Lamaran hanya akan diproses melalui email hr@kse.or.id
Yayasan Karya Salemba Empat (KSE) membuka kesempatan bagi talenta terbaik untuk bergabung sebagai Program Officer yang memiliki pengalaman dalam manajemen program, grant management, monitoring & evaluation, serta memiliki ketelitian tinggi dalam dokumentasi dan pelaporan kepada donatur, kami mengundang Anda untuk menjadi bagian dari upaya menghadirkan akses pendidikan tinggi yang lebih luas bagi mahasiswa Indonesia.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Tujuan Posisi: Memastikan program beasiswa dilaksanakan secara terdokumentasi, tepat waktu, dan audit-ready, melalui pengelolaan dokumentasi dan tata kelola program, penyusunan pelaporan kepada Donatur, pengukuran capaian output dan outcome, serta koordinasi jadwal pelaksanaan lintas unit di internal KSE.
📌 Tanggung Jawab Utama
🗂️ Tata Kelola & Dokumentasi Program
🔹 Menyusun dan memelihara struktur arsip program di data storage KSE (dan hard copy, jika diperlukan) sesuai standar penamaan dan retensi yang berlaku.
🔹 Memastikan setiap tahapan program (seleksi, penyaluran, evaluasi perpanjangan, pengadaan vendor, dan penutupan) memiliki bukti dokumen yang lengkap, dapat ditelusuri, dan siap diserahkan kepada auditor eksternal maupun pemeriksa donatur.
🔹 Menyusun dan memutakhirkan checklist kesiapan audit program, serta melakukan penelusuran mandiri (self-review) secara berkala.
🔹 Memastikan pelaksanaan program berjalan sesuai SOP KSE yang relevan, dan mengidentifikasi kesenjangan antara praktik dan SOP dan mengkomunikasikan ke supervisor/manajemen KSE.
🔹 Menyiapkan bahan dan dokumen pendukung bagi auditor eksternal dan bagi pemeriksaan donatur, jika diperlukan.
📊 Pelaporan, Monitoring & Evaluasi
🔹 Memelihara jadwal pelaporan dan memastikan penyusunan dan pengiriman laporan sesuai tenggat waktu.
🔹 Menyusun draft laporan kemajuan dan laporan akhir kepada donatur sesuai format, bahasa, dan tenggat yang ditetapkan dalam Perjanjian.
🔹 Mengumpulkan, mengkalkulasi, memvalidasi, dan mengkonsolidasikan data indikator output dan outcome sesuai kerangka MEL (Monitoring, Evaluation, and Learning) program, pada frekuensi pengukuran yang ditetapkan (bulanan, semesteran, per sesi, dsb).
🔹 Menyusun rekonsiliasi realisasi anggaran terhadap proyeksi, termasuk penjelasan selisih/deviasi untuk setiap kategori biaya, serta memutakhirkan proyeksi periode berikutnya pada template anggaran donatur.
🔹 Menyusun analisis hasil pre-test/post-test kegiatan Skill Set Development program dan analisis pemutakhiran data akademik penerima beasiswa.
🔹 Mendokumentasikan pembelajaran program (lessons learned) sebagai masukan bagi siklus program berikutnya.
📅 Manajemen Jadwal, Koordinasi Internal, dan Support Aktivitas Terkait Program
🔹 Memelihara jadwal induk pelaksanaan program (seleksi, verifikasi universitas, penyaluran, kegiatan Skill Set Development, evaluasi perpanjangan, dan pelaporan) serta memantau ketercapaiannya.
🔹 Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait untuk memastikan ketersediaan data dan penyelesaian aktivitas sesuai tenggat.
🔹 Berpartisipasi aktif dalam aktivitas-aktivitas yang terkait program.
🔹 Mengidentifikasi risiko keterlambatan atau hambatan pelaksanaan secara dini, dan mengkomunikasikan ke supervisor/manajemen KSE.
🔹 Mendukung koordinasi dengan vendor/mitra pihak ketiga, termasuk pemantauan pemenuhan kewajiban kontraktual.
🤝 Liaison dengan Donatur
🔹 Menjadi titik kontak operasional harian dengan Donor untuk hal-hal administratif dan teknis, di bawah supervisi Head of Donor Relations.
🔹 Menyiapkan bahan rapat, notulen, dan tindak lanjut atas pertemuan dengan donatur.
🔹 Memantau dan mendokumentasikan status pemenuhan kewajiban KSE berdasarkan Perjanjian dan lampirannya.
🎓 Kualifikasi
✅ Wajib
🔹 Pendidikan minimal S1.
🔹 Pengalaman kerja minimal 3 (tiga) tahun – diutamakan 4–6 tahun – pada bidang manajemen program/proyek, pengelolaan hibah (grant management), monitoring & evaluasi, atau administrasi program, pada organisasi nirlaba, lembaga pembangunan, unit CSR, atau program berbasis pendanaan donatur.
🔹 Pengalaman menyusun laporan untuk donatur atau lembaga pemberi dana, mencakup laporan naratif maupun laporan realisasi anggaran.
🔹 Memiliki pengalaman mengelola proses BAST dengan donor pemerintah dan non-pemerintah.
🔹 Kemampuan pengolahan data pada spreadsheet tingkat menengah-lanjut (pivot table, lookup, validasi data, dan rekonsiliasi).
🔹 Kemampuan menulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara profesional.
🔹 Disiplin dokumentasi dan kearsipan yang tinggi.
⭐ Diutamakan
🔹 Latar belakang pendidikan S1 dari jurusan yang relevan.
🔹 Pengalaman pada program dengan ketentuan dokumentasi, pengarsipan dan audit ketat.
🔹 Pengalaman Monitoring, Evaluation, and Learning framework untuk evaluasi program/proyek.
🔹 Pengalaman tentang proses BAST.
🔹 Pengalaman pada program pendidikan/beasiswa dan/atau sektor kesehatan.
🔹 Pengalaman mendukung proses audit eksternal (penyiapan bukti dan tanggapan atas temuan).
🔹 Pengalaman berkoordinasi lintas unit tanpa kewenangan struktural langsung.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📩 Tertarik bergabung bersama Yayasan Karya Salemba Empat?
Silakan kirimkan lamaran Anda ke email hr@kse.or.id
Mari menjadi bagian dari upaya menghadirkan program beasiswa yang akuntabel, berdampak, dan memberi manfaat bagi lebih banyak mahasiswa di Indonesia.
#CareerOpportunity #Hiring #ProgramOfficer #YayasanKaryaSalembaEmpat #GrantManagement #MonitoringEvaluation #NGOCareer #Education #BeasiswaKSE
0 Comments:
Posting Komentar